Dos & Don’ts für geschäftliche Mails

Während man bei privaten Emails oft schnell tippt ohne auf die Form oder den Ausdruck zu achten, sollte man bei geschäftlichen E-Mails seriös und authentisch wirken.

Der erste Eindruck zählt, schließlich muss man einem potentiellen Geschäftspartner vertrauen können. Und das fängt schon mit der Kommunikation per Email an. Damit keine Fauxpas passieren und Sie kompetente und professionelle Mails schreiben, haben wir die wichtigsten Tipps und Tricks zur E-Mail-Knigge zusammengestellt.

Die Emailadresse

Viele Menschen wählen als private Emailadressen persönliche Spitznamen oder Kosenamen. Auch die Namen von Haustieren, der Lieblingsserie oder andere witzige Bezeichnungen finden viele Menschen lustig. Für den privaten Gebrauch ist das auch vollkommen ok, wenn es aber an das Geschäftliche geht, sollte man sich Emailnamen wie „sexymaus95“, „schmusekatze“ oder „jellybean“ zweimal überlegen. Wenn eine solche Mailadresse in der Absenderleiste auftaucht, wirkt das nicht nur sehr unprofessionell, sondern es kann auch passieren, dass der Kommunikationspartner die Mail oder die Person, die dahintersteht überhaupt nicht ernst nimmt. Egal, ob man einen Job sucht oder selber eine Dienstleistung in Anspruch nehmen will, private und lustige Emailadressen haben bei Geschäften nichts verloren.
Besser sind Emailadressen mit dem eigenen Namen. Auch der Firmenname hat einen Wiedererkennungswert und ist serös. Dabei gibt es verschiedene Varianten. Kombinationen aus Vor- und Nachnamen oder aus Namen und Firmenbezeichnung bringen genügend Abwechslung ins Spiel. Mehr Kreativität ist hier nicht gefragt.

Einen konkreten Betreff formulieren

Wenn Sie Mails schreiben, sollten Sie darauf achten, dass schon der Betreff klar und deutlich ist. Denn Emails ohne (aussagekräftigen) Betreff laufen oft Gefahr im Spam-Ordner zu landen.
Gegebenenfalls kann eine Email mit aussagekräftigem Betreff beim Empfänger direkt an die zuständige Abteilung weitergereicht werden. Wenn Sie zum Beispiel eine Email mit dem Betreff „Haus XY besichtigen“ versenden, kann in einem Immobilienbüro gleich der zuständige Makler mit der Bearbeitung der Anfrage betraut werden.

Die richtige Ansprache

Eine geschäftliche Email sollte immer professionell geschrieben werden, selbst dann, wenn das Gegenüber nur hastig ein paar Wörter in seinen PC getippt hat. Die richtige Ansprache ist dabei sehr entscheidend, denn sie leitet in den eigentlichen Emailtext ein und bietet somit einen ersten Eindruck von Ihnen.
Dabei kann man sich an den Formulierungen des Gegenübers orientieren. Wenn Sie sich beispielsweise auf ein Inserat bewerben und darin immer von „du“ die Rede ist („Wir suchen dich“, „Du solltest …“ usw.), können Sie Ihre Gegenüber auch duzen. Wird nur das förmliche „Sie“ verwendet, sollten Sie dieses ebenfalls nutzen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie Ihre Gegenüber immer mit Sie und dem Nachnamen ansprechen, dann sind Sie auf der sicheren Seite.
Die Anrede sollte mit „Sehr geehrte(r) Frau/Herr …“ erfolgen. Achten Sie immer darauf, dass Sie dabei den Namen Ihres Ansprechpartners richtig schreiben. Wenn Sie eine Firma allgemein anschreiben und keinen Ansprechpartner gefunden haben, können Sie einfach mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnen.

Korrekte Rechtschreibung

Wenn online geschrieben wird, achten immer mehr Menschen nicht auf die korrekte Rechtschreibung. Groß- und Kleinschreibung scheint es nicht mehr zu geben, ebenso wie Punkt und Komma. Auch hier gilt: Was im privaten Rahmen ok ist (oder zumindest die freie Entscheidung jedes Einzelnen), ist in geschäftlichen Emails ein absolutes No-Go. Wenn es schon an der Rechtschreibung mangelt, kommt schnell die Frage auf, ob der Partner wirklich für eine seriöse Geschäftsbeziehung geeignet ist.
Auch Emojis gehören nicht in geschäftliche Emails, zumindest nicht am Anfang. Später, wenn man sich kennt, wird eine solche Auflockerung der Kommunikation nicht mehr so verbissen gesehen. Wörter, die komplett großgeschrieben werden gelten übrigens als „schreien“ und sind sehr unhöflich.
Da niemand unfehlbar ist, sollten Sie Ihre Emails vor dem Absenden noch einmal genau durchlesen und mögliche Fehler korrigieren.

In der Kürze liegt die Würze

Im Geschäftsleben ist Zeit Geld und deshalb möchte niemand eine Email erhalten, die ewig lang ist. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie sich möglichst kurzfassen. Leere Floskeln, überflüssige Füllwörter oder Wiederholungen sind ebenso zu vermeiden, wie Schachtelsätze.
Eine pauschale Wortanzahl kann man natürlich nicht angeben, denn ein umfassendes Thema benötigt einfach mehr Text zur Erklärung als eine kurze Anfrage.
Versuchen Sie auch Emailschleifen zu vermeiden. Damit sind ständige kurze Antworten gemeint, wie „Danke, schönes Wochenende.“ – „Danke, dir auch.“ – „Danke“. Das ist zwar höflich, aber vor allem für größere Unternehmen, die täglich hunderte Mails bearbeiten müssen, sind solche Emails ohne Mehrwert einfach nervig.

Richtig formatieren

Damit die Email leicht verständlich und übersichtlich ist, muss sie gut formatiert werden. Nach jeder Sinneinheit sollte ein Absatz folgen. Die wichtigsten Daten, Informationen oder anderen Punkte können Sie einfach fett, kursiv oder unterstrichen hervorheben. Bei Aufzählungen dienen Gliederungspunkte der Auflockerung.
Wenn Sie Links einbauen, können Sie diese bei vielen Emailprogrammen direkt mit einem Wort verlinken. Lange URLs sind mit dieser Funktion Geschichte und lenken im Emailtext nicht mehr von den eigentlichen Inhalten ab.

Was tun, wenn man den Anhang vergessen hat?

Wahrscheinlich kennt dieses Problem fast jeder. Gerade hat man noch geschrieben „Anbei sende ich Ihnen die Dokumente/ Fotos.“ und kurz darauf stellt man fest, dass man die Email ohne den Anhang abgesendet hat.
Um diesem Missgeschick vorzubeugen, sollten Sie sich angewöhnen immer gleich den Anhang hochzuladen bevor Sie die Mails schreiben. Wenn es aber schon zu spät ist, bleibt einem nichts anderes übrig, als eine nette Mail mit dem Anhang nachzuschicken. Ist sie freundlich formuliert, wird einem dafür keiner den Kopf abreißen.

Abschließend haben wir noch die wichtigsten Dos und Don’ts in Bezug auf geschäftliche Emails zusammengestellt:

Dos:
 

• Eine seröse Emailadresse verwenden
• Sinnvoller Betreff
• Eine höfliche und angemessene Anrede und Grußformel verwenden
• Emails übersichtlich formatieren
• Rechtschreibung beachten
• Text kurzfassen, Informationen auf den Punkt bringen
• Anhänge zu Beginn hochladen

Don’ts:
 

• Private, unprofessionelle Emailadresse verwenden
• Geschäftspartner ungefragt duzen
• Tipp- und Rechtschreibfehler
• (zu viele) Emojis
• Unformatierter Text

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Titelbild: Sergey Nivens/stock.adobe.com